Categoría: asesoria empresarial

Automatización Robótica de Procesos Contables. Quickbooks Online + CRDeclara.

Quickbooks Online es un sistema de contabilidad en la nube de primer nivel que tiene más de 7 millones de clientes en todo el mundo, está dirigido principalmente a Pequeñas y Medianas Empresas, la versión internacional de esta plataforma tiene tres planes: Simple Start dirigido para profesionales independientes, Essentials orientado para empresas de servicios o que no lleven inventario y centros de costos, y la versión Plus que está diseñada para empresas comerciales que manejan inventario, centros de costos y proyectos. Sus herramientas abarcan desde el seguimiento de ingresos y gastos, control de inventario, cuentas por cobrar y por pagar, bancos, contabilidad por centro de costos, creación de reportes financieros, importación de información, entre muchas otras características.

El link oficial para comprar el sistema o hacer la prueba de 30 días gratis es https://quickbooks.intuit.com/global/pricing/

Estas son algunas las características incluidas en la versión global más completa (Quickbooks Online Plus):

¿Qué incluye Quickbooks Online Plus?

  • 100% en la nube, accesible desde cualquier dispositivo con internet
  • Manejo de ventas y clientes
  • Control de cuentas por cobrar
  • Control de inventarios 
  • Manejo de gastos y proveedores
  • Conciliaciones bancarias
  • Informes estándar y personalizables en tiempo real
  • Dashboard con indicadores clave
  • Estados Financieros
  • Configuración de tasas locales de impuestos
  • Integración con varios proveedores de factura electrónica en el país (requiere adquirir un plan con un proveedor de factura electrónica)
  • Manejo de sucursales
  • Resultados por cliente, por proyecto y por centro de costo
  • En español
  • Actualizaciones gratuitas
  • Almacenamiento seguro en la nube
  • Permite adjuntar comprobantes de las transacciones, hasta 20mb por transacción
  • Sin contratos, se puede cancelar la suscripción en cualquier momento
  • Multi moneda
  • Respaldos automáticos
  • No requiere inversión en servidores
  • Libros contables y reportería en poder de la compañía sin depender exclusivamente del contador
  • Soporte gratuito ilimitado
  • Compatible con Windows y Mac
  • Aplicación gratuita para iPhone y Android
  • Acceso gratis para el contador
  • Se puede integrar con otros software y aplicaciones
  • Compatible con la tecnología ARP (Automatización Robótica de Procesos)
  • Seguridad de datos, encriptación SSL de 128 bits
  • Bitácora de transacciones

Consideraciones especiales:

  • Quickbooks Online NO ES MULTICOMPAÑÍA, esta versión no está enfocada para contadores independientes como el Quickbooks Desktop. La orientación del sistema es para empresas. Ahora bien, cuando dentro de la cartera de un profesional contable existen clientes que cumplen el perfil para adquirir el Quickbooks Online los beneficios para la firma contable son muchos.
  • De momento el sistema no tiene facturación electrónica nativa, no obstante, hay varios proveedores de factura electrónica que tienen integración con el sistema o existe una aplicación web que permite enviar al sistema los comprobantes electrónicos de ingresos, compras y gastos sin importar el proveedor de factura electrónica.    
  • Permisos y roles, de momento no se puede otorgar permisos personalizados para cada proceso y usuario. Actualmente, cuando se autoriza el módulo de clientes, proveedores o ambos, se autorizan al usuario todas las funciones disponibles para el módulo.
  • No cuenta con listas de precios personalizables, hasta ahora solo es posible manejar una única lista de precios y aplicar descuentos o indicar directamente el precio al momento de facturar.
  • No se pueden establecer límites de créditos a los clientes para que no se les permita facturar si sobrepasan el límite.
  • No tiene la función de un punto de venta incluido, así que para manejar esta función se requiere una integración adicional con otros sistemas POS. 
  • No cuenta con una función nativa para gestionar códigos de barras para la facturación y las tomas físicas de inventarios.
  • Las existencias de cada ítem de inventario solo pueden llevarse en una unidad de medida, por ejemplo, kg, unidades, metros, lt, etc. Esto quiere decir que, si la empresa compra estañones, pero vende litros el control de inventarios y la facturación debe hacerse en litros.    
  • De momento el sistema no maneja inventario por bodegas.
  • El sistema no cuenta con un módulo de producción.
  • No tiene módulo de recursos humanos y planillas nativo.
  • Los reportes financieros se generan únicamente en moneda local, no obstante, las cuentas que están configuradas en moneda extranjera si se pueden reportear en moneda local y extranjera.  

Potencie la productividad de su negocio integrando Quickbooks Online con la tecnología ARP (Automatización Robótica de Procesos) que ofrece la aplicación web CRDeclara. 

Automatización robótica de procesos contables para usuarios de Quickbooks Online

CRDeclara es una aplicación web que se integra con la plataforma Quickbooks Online y le permite automatizar el registro de comprobantes electrónicos en dicha plataforma para que usted pueda dirigir su negocio con la certeza que los registros se están haciendo en tiempo real, documento por documento y línea por línea. 

¿Por qué elegir CRDeclara para automatizar sus procesos contables?

Reducción del tiempo invertido en la ejecución de tareas

El registro manual de facturas implica invertir gran cantidad de horas en la digitación de campos en el software contable, con CRDeclara este tiempo se reduce significativamente porque los campos se autocompletan con la información del XML, brindando la oportunidad de reasignar recursos para emplearlos en labores de mayor impacto en los resultados del negocio.  

Integración línea por línea

Esto permite una correcta asignación de las tasas de impuestos en cada línea del comprobante electrónico, por ejemplo: IVA de servicios, IVA de bienes, IVA de canasta básica, IVA bienes de capital, Bienes y servicios no sujetos, Bienes y servicios exentos, IVA de tarifas reducidas entre otros. 

Está función facilita la correcta presentación del formulario D104-2 que requiere la separación de estas tarifas y conceptos. Además, puedes asignarle la actividad económica o centro de costo a cada una de las líneas del documento electrónico.

Poder seleccionar para cada línea del XML la cuenta contable de registro

Esto quiere decir que si en el comprobante electrónico vienen varios rubros estos se pueden clasificar en cuentas contables diferentes, por ejemplo: una compra en un supermercado puede tener artículos de limpieza, papelería y útiles, mobiliario y equipo, inventario en una misma compra. Así que con CRDeclara puedes elegir si una línea se registra como gasto, inventario o activo.

Carga de ítems del inventario

Con CRDeclara puedes cargar los ítems de inventario de las facturas electrónicas de compras, facilitando el control y manejo de las existencias, a la vez que ahorras mucho tiempo en el ingreso manual de los datos y se eliminan los registros manuales propensos a errores de digitación.

Control de gastos por consumo

Además de controlar el importe gastado puede darle seguimiento a las cantidades consumidas ya sea en unidades, litros, metros, kilowatt, m3, etc., de esta forma, por ejemplo, sabrás no solo que gastaste 1 millón de colones en combustible sino también la cantidad de litros.   

Distribución automática de gastos compartidos en centros de costos

Para los comprobantes electrónicos de gastos compartidos que hay que distribuir en centros de costos el usuario solo tiene que indicar que porcentaje le corresponde a cada actividad económica o centro de costos y la aplicación se encargará de distribuir automáticamente en Quickbooks Online cada línea del comprobante. 

Carga masiva de XML y PDF

La plataforma le permite importar de forma masiva los comprobantes electrónicos a través de un ZIP, facilitando procesos de migración de datos y reconstrucciones contables de períodos ya cerrados o que están bastante avanzados.   

Conectar bases de datos de Quickbooks Online adicionales a la principal para reconstruir períodos anteriores  

Cuando una empresa requiere reconstruir un período contable anterior y ya lleva los registros actuales en Quickbooks Online, CRDeclara le permite vincular cuentas adicionales para reconstruir la contabilidad de otros periodos en una base de datos distinta a la que tiene los registros actuales para que los saldos iniciales de estos no sean alterados.

Mayor precisión de los registros

Los registros manuales son susceptibles a errores humanos, CRDeclara captura y transcribe la información contenida en los XML lo que elimina los errores humanos en la digitación de los datos. Esto aumenta la confianza en la información analizada y suprime los costos asociados a correcciones de errores en el procesamiento de los datos.    

Información en tiempo real

Al automatizarse el registro de comprobantes electrónicos permite un mejor seguimiento del proceso contable en cualquier momento y lugar, facilitando la búsqueda de datos y la obtención de informes para la toma oportuna de decisiones de negocios.

Envía facturas desde donde estés

Nuestra plataforma está diseñada para funcionar de forma fluida y en perfecta armonía con dispositivos móviles, esto le permite al usuario trabajar en donde quiera que esté, ya sea en la oficina, en la casa o de viaje desde su computadora, teléfono o tablet.

No requiere instalación ni inversión en servidores

Atrás quedaron los días de descargar un software y tener que actualizarlo con cada nueva versión. Con CRDeclara simplemente te suscribes y accedes a la última versión de inmediato. Además, el servicio se encuentra alojado en AWS (Amazon Web Services) con lo cual se garantiza la estabilidad y seguridad de este.

Relación Costo/Beneficio

En el mundo de los negocios el tiempo es dinero, con CRDeclara ahorras tiempo y por ende costos operativos. Aumentar la productividad y la eficiencia del personal sin duda mejoran la competitividad del negocio. El costo de las funciones de CRDeclara lo cubren con creces los ahorros y beneficios que ofrece la aplicación.

contacto@crdeclara.com | WhatsApp: (506) 6365-3930 | https://www.crdeclara.com/

Le ayudamos a optimizar los resultados de su negocio.

Transforme su negocio!

5 consejos esenciales para lograr la rentabilidad de tu negocio.

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Si cuentas con un negocio propio o piensas en tenerlo seguramente estás tratando de encontrar las mejores estrategias para que este te vaya redituando más ganancias, pero hay ciertos consejos que es necesario que tomes en cuenta para conseguir estabilidad y para que tu negocio siga creciendo.

Aquí te mencionaremos 5 de los puntos más importantes para que tu negocio logre ser rentable.

1.- Lo más importante para lograr rentabilidad es tener un negocio que cubra una necesidad en el mercado. Analiza la idea final de lo que estás ofreciendo, pues los negocios más exitosos son aquellos que se interesan por vender un producto que sea de utilidad para los clientes, además es necesario que tomes en cuenta sus opiniones de modo que vayas desarrollando tu negocio conforme a las necesidades que ellos te expresen, es decir puedes tener una muy buena idea de negocio pero es necesario que analices el comportamiento de tus clientes para que puedas seguir desarrollándote y cumpliendo con sus demandas.

2.- Busca que tu inversión sea la adecuada. El dinero que inviertes debe ser el necesario, es decir que gastes lo que debes gastar para poder hacerlo funcionar, que en cada momento tengas claro cuanto estás invirtiendo y cuantas ganancias has conseguido de esa inversión, para que no te excedas y vayas controlando los gastos conforme a los resultados que vayas notando. Es mejor notar que se debe invertir más cuando se tiene una demanda alta, que esperar una demanda alta y haber gastado más de lo que se está vendiendo. Es decir, lo ideal es contar con lo suficiente cada mes para cubrir los costos fijos y aumentar gradualmente y según tu negocio vaya creciendo.

3.- Maneja una estrategia con ofertas y promociones. Al ir obteniendo clientes será necesario que los fidelices con el producto que estás vendiendo y una de las mejores maneras para que un cliente regrese a tu negocio es por medio de ofertas y promociones, las cuales deben seguir generándote ganancias.

4.- Trabaja en equipo, además de escuchar a tus clientes es necesario que tengas una adecuada comunicación con tu equipo de trabajo, para que cada una de las personas que integran tu negocio se enfoquen en dar lo mejor de sí mismos, pues el buen funcionamiento de un negocio es el resultado de un equipo bien dirigido y dispuesto a cumplir con sus labores.

5.- Incrementa tus márgenes de ganancia, algunas formas de hacerlo son: aumentando los precios, disminuyendo los costos, o una combinación de ambos. Para aumentar los precios debes estar seguro que le estás dando un valor agregado a tus clientes, que no pueden obtener en la competencia.

Cada negocio es diferente, pero los consejos que te hemos mencionado pueden aplicar para cualquier tipo de negocio. Recuerda que la rentabilidad depende de la eficiencia, algo que no es fácil de alcanzar y que requiere de constancia y del equipo adecuado.

 

 

La importancia de conocer la situación financiera de su negocio.

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Existen aspectos claves para mantener el control de un negocio, uno de ellos es conocer la situación financiera de su compañía, no basta con saber cuánto venden y cuanto tiene en las cuentas bancarias, no saber cuánto gana y que se está haciendo con el dinero puede comprometer el futuro de la empresa, de ahí la importancia de revisar periódicamente los estados financieros, en especial el estado de resultados para conocer la rentabilidad de las operaciones y el estado de flujo de efectivo que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación.

Los estados financieros muestran cómo va la empresa, cuál es su situación financiera y si las ventas están generando margen suficiente para cubrir los costos fijos para producir ganancias atractivas, y el importe mensual y anual de estas utilidades.

Además, no hay que olvidar el flujo de caja, el punto de equilibrio, el presupuesto, la antigüedad de las cuentas por cobrar, entre otras herramientas que le permiten al empresario conocer la situación financiera de su negocio.

Usando esta información financiera en forma comparativa puedes determinar si la compañía pasa por un buen momento, está en auge y es sostenible su modelo de negocio, o por el contrario ha caído en declive y existen serias dudas de poder mantener el negocio en marcha.

Cortes de res o cerdo cuyo precio al consumidor final superen ¢3.800,00 por kilo se encuentran gravados con el 13% de Impuesto.

Res y cerdo

DGT-321-2016

San José, 12 de abril de 2016

Señores

Directores Técnico Normativos

Director de Grandes Contribuyentes Nacionales

Gerentes de las Administraciones Tributarias

Estimados señores:

En atención a las diversas consultas que se han generado, entorno a quien le corresponde la función de actualizar el precio del kilo de carne de los cortes conocidos como: bistec de res popular, posta de cerdo popular  y posta de res popular, esta Dirección estima lo siguiente:

Mediante Decreto Ejecutivo N° 37073-H del 18 de abril de 2012, denominado “Reforma Reglamento a la Ley del Impuesto sobre las Ventas”,  publicado en el Alcance Digital N° 55 a La Gaceta N° 83 del 30 de abril de 2012[1], se reformó la lista de mercancías exentas contenidas en el inciso 1) del artículo 5 del Reglamento de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, Decreto Ejecutivo N° 14082-H del 29 de noviembre de 1982, referido a la Canasta Básica tributaria.

Dicho instrumento normativo le atribuye a la Administración Tributaria la función de determinar a qué hace referencia el Reglamento, cuando menciona los conceptos: bistec de res popular, posta de cerdo popular  y posta de res popular, como bienes exentos del pago del impuesto.

En razón de lo anterior, la Dirección General de Tributación emitió el Criterio Institucional N° DGT-CI-010-12 del 4 de mayo de 2012, denominado “Criterio Institucional sobre los cortes de carne exentos del pago del Impuesto General sobre las Ventas”, mediante el cual dispuso:

“… la Dirección General de Tributación considera que las carnes populares, sea bistec, sea posta de res o de cerdo, que se encuentran exentas del impuesto sobre las ventas, son aquellas cuyo precio por kilo al consumidor final es de, o inferior a, tres mil ochocientos colones.

Todos los demás cortes de carne, de res o de cerdo, cuyo precio por kilo supere los tres mil ochocientos colones, se encuentran excluidos de la canasta básica tributaria, y por ende, son carnes gravadas con el impuesto sobre las ventas.

Asimismo, la carne de otros tipos de animales o aves no incluida expresamente como exenta en la canasta básica tributaria,  se encuentra gravada con el impuesto sobre las ventas.

La Administración Tributaria semestralmente actualizará, mediante la aplicación del Índice de Precios al Consumidor, el precio que determina lo que se considera carne popular, sea bistec o posta de res o de cerdo, con la finalidad de establecer esas carnes como exentas o gravadas con el impuesto sobre las ventas.” (El subrayado no es del original).

No obstante lo anterior, mediante el Decreto Ejecutivo N° 37132-H del 17 de mayo de 2012, denominado “Reforma Reglamento de la Ley de Impuesto General sobre las Ventas”, publicado en el Alcance Digital N° 65 a La Gaceta N° 96 del 18 de mayo de 2012, se modificó nuevamente la lista de mercancías exentas contenidas en el inciso 1) del artículo 5 del Reglamento del Impuesto General sobre las Ventas.[2]

Esta reforma eliminó los términos “bistec de res popular, posta de cerdo popular  y posta de res popular”, así como la función de la Administración Tributaria, de determinar qué se entendía por tales.

En mérito de lo anterior, la Dirección General de Tributación emitió el Criterio Institucional N°  DGT-CI-012-12  del 18 de mayo de 2012, titulado “Criterio Institucional sobre los cortes de carne exentos del pago del Impuesto General sobre las Ventas”, mediante el cual determinó qué se debe comprender como exento del impuesto sobre las ventas, dentro del concepto de carne de res o de cerdo.

A esos efectos, se indicó:

“El término carne, en este contexto, comprende las canales, medias canales y cuartos de canal, así como otras partes o cortes de la res o del cerdo, tales como BCH (chuck), chuletas de cerdo, hueso, jarrete, patas y rabo.  También comprende las vísceras y despojos comestibles de res o de cerdo, tales como mondongo, corazón, hígado, bazo, riñones, sesos, médula, tripas y lengua. 

Los distintos cortes, partes y vísceras de la res o del cerdo, excepto los expresamente gravados, se considerarán exentos en tanto sean frescos, refrigerados o congelados, y no se vendan sazonados, marinados, adobados, condimentados, empanizados, o preparadas de cualquier otra forma. 

Asimismo, se excluyen taxativamente de la canasta básica, y por ende, de la exoneración, los siguientes cortes finos de carne: lomito y lomo de cerdo; lomito y lomo de res y sus derivados, en todas sus presentaciones o cortes compuestos por éstos; t-bone, sirloin, porterhouse, delmónico o ribeye; así como la carne tenderizada de cerdo o res. 

Se consideran derivados del lomito de res o del lomo de res, los cortes de carne o presentaciones compuestos total o parcialmente de lomito de res o lomo de res. 

La expresión “en todas sus presentaciones”, se refiere al lomito o lomo de res que se venden enteros o cortados en medallones o en trocitos, molidos o en cualquier otra forma. 

Además, la carne, las vísceras y despojos comestibles de otros animales, no incluidos expresamente como exentos en la canasta básica tributaria, también se encuentran gravados con el impuesto sobre las ventas.”

En conclusión, esta Dirección estima que el Criterio Institucional N° DGT-CI-010-12, el cual establecía la función de actualizar el precio de lo que se considera carne popular, sea bistec o posta de res o de cerdo, fue derogado tácitamente con la emisión del Criterio Institucional N°  DGT-CI-012-12, mismo que se encuentra ajustado a la normativa vigente que regula la materia, de acuerdo con la redacción actual del apartado “Carnes”, contenido en el inciso 1) del artículo 5 del Reglamento de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas.

Cordialmente,

Carlos Vargas Durán

Director General de Tributación

Jenny Jiménez

Directora de Técnica Tributaria

IChaves/VSoto

C/ archivo, consecutivo.

[1] Con Fe de Erratas publicada en el Alcance Digital N° 60 a La Gaceta N° 87 del 7 de mayo de 2012.

[2] Inciso 1) del artículo 5 del Reglamento de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas:

“Carnes

De res y cerdo

  1. Todas las carnes de res o de cerdo frescas, refrigeradas o congeladas. No se incluyen las sazonadas, marinadas, adobadas, condimentadas, empanizadas y/o carnes preparadas. Tampoco se incluyen los siguientes cortes finos:
  • Lomito de cerdo
  • Lomo de cerdo
  • Lomito de res y sus derivados, en todas sus presentaciones o cortes compuestos por estos
  • Lomo de res y sus derivados, en todas sus presentaciones o cortes compuestos por estos
  • T-bone
  • Sirloin
  • Porter House
  • Demónico o Ribeye
  • Carne tenderizada de cerdo o res.”