Categoría: Contables

Automatización Robótica de Procesos Contables. Quickbooks Online + CRDeclara.

QuickBooks Online es un sistema de contabilidad en la nube de alto nivel, utilizado por más de 7 millones de clientes en todo el mundo. Está orientado principalmente a pequeñas y medianas empresas y ofrece, en su versión internacional, varios planes adaptados al tamaño y complejidad de cada negocio.

Entre sus planes se encuentra Simple Start, dirigido principalmente a profesionales independientes o negocios con operaciones básicas; Essentials, orientado a empresas de servicios o negocios que no requieren manejo de inventarios ni centros de costos; Plus, diseñado para empresas comerciales que necesitan controlar inventarios, centros de costos y proyectos; y Advanced, enfocado en empresas con operaciones más robustas, que requieren mayor capacidad de análisis, automatización, control, personalización de reportes y un manejo más sofisticado de usuarios, procesos e información financiera.

Sus funcionalidades abarcan el control y registro de ingresos y gastos, manejo de inventarios, cuentas por cobrar y por pagar, conciliación bancaria, contabilidad por centros de costos, administración de proyectos, generación de reportes financieros, importación de información y múltiples herramientas adicionales que permiten fortalecer el control financiero y mejorar la gestión administrativa del negocio.

El link oficial para comprar el sistema o hacer la prueba de 30 días gratis es https://quickbooks.intuit.com/global/pricing/

Estas son algunas las características incluidas en la versión global más completa (Quickbooks Online Plus):

¿Qué incluye QuickBooks Online Plus?

  • 100% en la nube, accesible desde cualquier dispositivo con internet.
  • Manejo de ventas y clientes.
  • Control de cuentas por cobrar.
  • Manejo de gastos y proveedores.
  • Conciliaciones bancarias.
  • Control de inventarios.
  • Órdenes de compra.
  • Presupuestos.
  • Manejo de proyectos y rentabilidad por proyecto.
  • Seguimiento por Centro de Costos y Ubicaciones.
  • Resultados por cliente, por proyecto y por centro de costo o segmento operativo, según la configuración utilizada.
  • Informes estándar y personalizables en tiempo real.
  • Dashboard con indicadores clave.
  • Estados financieros y reportería gerencial.
  • Configuración de impuestos y tasas según normativa local.
  • Transacciones recurrentes.
  • Multimoneda.
  • En español, según la edición disponible.
  • Actualizaciones incluidas con la suscripción.
  • Almacenamiento seguro en la nube.
  • Permite adjuntar comprobantes y documentos a perfiles y transacciones.
  • Sin contratos a largo plazo; la suscripción puede cancelarse.
  • Respaldos automáticos en la nube.
  • No requiere inversión en servidores.
  • Libros contables y reportería en poder de la compañía, con acceso compartido con el contador.
  • Compatible con Windows y Mac vía navegador.
  • Aplicación móvil para iPhone y Android.
  • Acceso para el contador y otros usuarios con roles y permisos.
  • Integración con otros software y aplicaciones.
  • Compatible con automatización de procesos mediante integraciones y flujos externos.
  • Seguridad de datos en la nube.
  • Bitácora de transacciones (Audit Log).

Consideraciones especiales:

  • QuickBooks Online no es multicompañía en el sentido de que una sola suscripción no administra varias empresas dentro de una misma base contable. Cada compañía requiere su propia suscripción. Para despachos contables sí existe QuickBooks Online Accountant, que permite administrar múltiples clientes desde una sola consola, pero eso no convierte al sistema en multicompañía.
  • Esta versión está principalmente orientada a la operación contable de empresas, aunque las firmas contables pueden beneficiarse mucho cuando administran clientes que sí calzan con el perfil de uso de QuickBooks Online, especialmente mediante QuickBooks Online Accountant.
  • Facturación electrónica: QuickBooks Online no cuenta con facturación electrónica nativa para Costa Rica. Este punto normalmente se resuelve mediante integraciones con proveedores externos o aplicaciones especializadas que envían los comprobantes electrónicos al sistema.
  • Permisos y roles: en los planes estándar de QuickBooks Online los permisos siguen siendo relativamente estructurados por rol y no tan granulares por proceso/usuario. QuickBooks Online Advanced sí resuelve parcialmente esta limitación, porque permite crear y asignar custom roles / custom permissions. Incluso QuickBooks Online Accountant permite roles personalizados para equipos de firma.
  • Listas de precios: QuickBooks Online ya incorpora funcionalidad de Price Rules en ciertos entornos de Plus y Advanced, por lo que no es correcto indicar que solo permite una única lista de precios. Sin embargo, esta herramienta todavía no alcanza el nivel de flexibilidad y profundidad que ofrecen sistemas comerciales más robustos, por lo que sigue siendo válido señalar que su manejo de precios es más limitado que el de una solución especializada.
  • Límites de crédito a clientes: No se pueden establecer límites de créditos a los clientes para que no se les permita facturar si sobrepasan el límite.  
  • Punto de venta (POS): QuickBooks Online no incluye un POS nativo integral dentro de la suscripción contable estándar. Para operar punto de venta normalmente se requiere una integración adicional con sistemas POS externos.
  • Códigos de barras: QuickBooks Online no tiene una función nativa de barcode scanning para facturación e inventarios físicos. Esto usualmente se cubre con aplicaciones externas. Advanced no lo resuelve de forma nativa.
  • Unidades de medida: QuickBooks Online no ofrece de forma nativa un esquema sólido de múltiples unidades de medida por ítem. En la práctica, el inventario tiende a controlarse en una unidad principal. Advanced no resuelve esto de forma nativa.
  • Inventario por bodegas: QuickBooks Online no maneja inventario multibodega de forma nativa. Si una empresa necesita control por almacén, ubicación física o transferencias entre bodegas, esto normalmente requiere apps externas. Advanced tampoco lo resuelve nativamente.
  • Producción / manufactura: QuickBooks Online no cuenta con módulo nativo de producción o manufactura. Para procesos productivos, órdenes de fabricación, consumo de materia prima o costeo manufacturero, se requiere integración externa. Advanced no resuelve esto de forma nativa.
  • Recursos humanos y planillas: QuickBooks Online no incorpora un módulo completo de RRHH/planillas funcional para Costa Rica.
  • Reportes financieros en moneda extranjera: QuickBooks Online con multimoneda permite registrar y gestionar transacciones en diferentes monedas, pero el reporteo financiero principal gira sobre la moneda local/.

Potencie la productividad de su negocio integrando Quickbooks Online con la tecnología ARP (Automatización Robótica de Procesos) que ofrece la aplicación web CRDeclara. 

Automatización robótica de procesos contables para usuarios de Quickbooks Online

CRDeclara es una aplicación web que se integra con la plataforma Quickbooks Online y le permite automatizar el registro de comprobantes electrónicos en dicha plataforma para que usted pueda dirigir su negocio con la certeza que los registros se están haciendo en tiempo real, documento por documento y línea por línea. 

¿Por qué elegir CRDeclara para automatizar sus procesos contables?

Reducción del tiempo invertido en la ejecución de tareas

El registro manual de facturas implica invertir gran cantidad de horas en la digitación de campos en el software contable, con CRDeclara este tiempo se reduce significativamente porque los campos se autocompletan con la información del XML, brindando la oportunidad de reasignar recursos para emplearlos en labores de mayor impacto en los resultados del negocio.  

Integración línea por línea

Esto permite una correcta asignación de las tasas de impuestos en cada línea del comprobante electrónico, por ejemplo: IVA de servicios, IVA de bienes, IVA de canasta básica, IVA bienes de capital, Bienes y servicios no sujetos, Bienes y servicios exentos, IVA de tarifas reducidas entre otros. 

Está función facilita la correcta presentación del formulario D104-2 que requiere la separación de estas tarifas y conceptos. Además, puedes asignarle la actividad económica o centro de costo a cada una de las líneas del documento electrónico.

Poder seleccionar para cada línea del XML la cuenta contable de registro

Esto quiere decir que si en el comprobante electrónico vienen varios rubros estos se pueden clasificar en cuentas contables diferentes, por ejemplo: una compra en un supermercado puede tener artículos de limpieza, papelería y útiles, mobiliario y equipo, inventario en una misma compra. Así que con CRDeclara puedes elegir si una línea se registra como gasto, inventario o activo.

Carga de ítems del inventario

Con CRDeclara puedes cargar los ítems de inventario de las facturas electrónicas de compras, facilitando el control y manejo de las existencias, a la vez que ahorras mucho tiempo en el ingreso manual de los datos y se eliminan los registros manuales propensos a errores de digitación.

Control de gastos por consumo

Además de controlar el importe gastado puede darle seguimiento a las cantidades consumidas ya sea en unidades, litros, metros, kilowatt, m3, etc., de esta forma, por ejemplo, sabrás no solo que gastaste 1 millón de colones en combustible sino también la cantidad de litros.   

Distribución automática de gastos compartidos en centros de costos

Para los comprobantes electrónicos de gastos compartidos que hay que distribuir en centros de costos el usuario solo tiene que indicar que porcentaje le corresponde a cada actividad económica o centro de costos y la aplicación se encargará de distribuir automáticamente en Quickbooks Online cada línea del comprobante. 

Carga masiva de XML y PDF

La plataforma le permite importar de forma masiva los comprobantes electrónicos a través de un ZIP, facilitando procesos de migración de datos y reconstrucciones contables de períodos ya cerrados o que están bastante avanzados.   

Conectar bases de datos de Quickbooks Online adicionales a la principal para reconstruir períodos anteriores  

Cuando una empresa requiere reconstruir un período contable anterior y ya lleva los registros actuales en Quickbooks Online, CRDeclara le permite vincular cuentas adicionales para reconstruir la contabilidad de otros periodos en una base de datos distinta a la que tiene los registros actuales para que los saldos iniciales de estos no sean alterados.

Mayor precisión de los registros

Los registros manuales son susceptibles a errores humanos, CRDeclara captura y transcribe la información contenida en los XML lo que elimina los errores humanos en la digitación de los datos. Esto aumenta la confianza en la información analizada y suprime los costos asociados a correcciones de errores en el procesamiento de los datos.    

Información en tiempo real

Al automatizarse el registro de comprobantes electrónicos permite un mejor seguimiento del proceso contable en cualquier momento y lugar, facilitando la búsqueda de datos y la obtención de informes para la toma oportuna de decisiones de negocios.

Envía facturas desde donde estés

Nuestra plataforma está diseñada para funcionar de forma fluida y en perfecta armonía con dispositivos móviles, esto le permite al usuario trabajar en donde quiera que esté, ya sea en la oficina, en la casa o de viaje desde su computadora, teléfono o tablet.

No requiere instalación ni inversión en servidores

Atrás quedaron los días de descargar un software y tener que actualizarlo con cada nueva versión. Con CRDeclara simplemente te suscribes y accedes a la última versión de inmediato. Además, el servicio se encuentra alojado en AWS (Amazon Web Services) con lo cual se garantiza la estabilidad y seguridad de este.

Relación Costo/Beneficio

En el mundo de los negocios el tiempo es dinero, con CRDeclara ahorras tiempo y por ende costos operativos. Aumentar la productividad y la eficiencia del personal sin duda mejoran la competitividad del negocio. El costo de las funciones de CRDeclara lo cubren con creces los ahorros y beneficios que ofrece la aplicación.

contacto@crdeclara.com | WhatsApp: (506) 6365-3930 | https://www.crdeclara.com/

Publicación de Márgenes de Utilidad Mínimos por Actividad

Grafico

Margenes de Utilidad Mínimos por Actividad según la DGT

Normas Internacionales de Información Financiera para las PYMES

NIIF Para las PYMES

Mediante el acuerdo 017-2009 del 30/09/09 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, publicado en la Gaceta Nº 213 el martes 03/11/2009, se tomó el acuerdo de adoptar las Normas Internacionales de Información Financiera para las Pequeñas y Medianas Entidades (PYMES), emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) la cual se ajustará conforme el ente emisor las modifique, elimine o amplíe dichas normas.

Para efectos del proceso de transición conforme a la sección “35” de dicho cuerpo normativo, se establece que para elaboración del estado de situación financiera de apertura de la fecha de transición a la NIIF para las PYMES, será la fecha de inicio del próximo periodo fiscal, esta fecha dependerá de cual es el periodo fiscal que tiene autorizado el ente por parte de la Administración Tributaria del Ministerio de Hacienda. Por ejemplo: los que tiene periodo fiscal normal del 1 de octubre al 30 de setiembre, el periodo de inicio de la transición sería el 1 de octubre del 2010, para los que tiene periodo fiscal especial del primero de enero al 31 de diciembre, el inicio sería el primero de enero del 2010.

¿Cuáles empresas están en obligación de cumplir con está normativa?

La Normativa NIIF para las PYMES será aplicable a aquellas empresas costarricenses que satisfagan las siguientes condiciones:

1. Se ajusten a la definición oficial de PYME dada por el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC) en el Reglamento General a la Ley No. 8262 de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas. Asimismo se considerarán aquellas definiciones supletorias que el Ministerio llegare a promulgar en sustitución de la vigente.

2. No tengan obligación pública de rendir cuentas. Una entidad tiene obligación pública de rendir cuentas si:

(a) Sus instrumentos de deuda o de patrimonio se negocian en un mercado público o están en proceso de emitir estos instrumentos para negociarse en un mercado público (ya sea una bolsa de valores nacional o extranjera, o un mercado fuera de la bolsa de valores, incluyendo mercados locales o regionales), o (b) una de sus principales actividades es mantener activos en calidad de fiduciaria para un amplio grupo de terceros. Este suele ser el caso de los bancos, las cooperativas de crédito, las compañías de seguros, los intermediarios de bolsa, los fondos de inversión y los bancos de inversión. (No tiene instrumentos de deuda o patrimonio inscritos en un mercado público, o tiene la propiedad fiduciaria de activos a favor de terceros).

3. Publican estados financieros con propósito de información general para usuarios externos. Son ejemplos de usuarios externos los
propietarios que no están implicados en la gestión del negocio, los acreedores actuales o potenciales y las agencias de calificación crediticia.

Los estados financieros con propósito de información general se dirigen a la satisfacción de las necesidades comunes de información de un amplio espectro de usuarios, por ejemplo accionistas, acreedores, empleados y público en general. El objetivo de los estados financieros es suministrar información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de una entidad, que sea útil para esos usuarios al tomar decisiones económicas. Los estados financieros con propósito de información general son los que pretenden atender las necesidades generales de información financiera de un amplio espectro de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información.”

¿Esta normativa es obligatoria para fines tributarios?

La respuesta es sí, en Costa Rica el Ministerio de Hacienda estableció mediante el Decreto Ejecutivo 30410-H del 7 de febrero del 2002, que “El sistema contable del declarante debe ajustarse a las Normas Internacionales de Contabilidad aprobadas y adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y a las que ese colegio llegare a aprobar y adoptar en el futuro.” En línea con esta disposición el Colegio adoptó la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las Pymes), mediante acuerdo de Junta Directiva 484-2009, en sesión 017-2009 del 30 de setiembre del 2009, mismo que fue publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 213 del 3 de noviembre de 2009.