Resolución DGT-R 16-2012 Asignación de número de autorización para la legalización de libros

DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN

Nº DGT-R-016-2012. -San José, a las nueve horas del día 06 de agosto del dos mil doce.

Considerando:

I. -Que el artículo 99 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios faculta a la Administración Tributaria, para dictar normas generales para la correcta aplicación de las leyes tributarias dentro de los límites que fijen las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

II.-Que los artículos 251 siguientes y concordantes del Código de Comercio, 51 y 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, 35 de la Ley de Sociedades Anónimas Laborales y los artículos 6 y 21 de la Ley para garantizar al país mayor seguridad y orden, 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y la resolución DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010, publicada en La Gaceta Nº 116 del 16 de junio del 2010, se desprende la obligatoriedad de que los comerciantes y los corredores jurados deben llevar libros legales y contables debidamente legalizados.

III. -Que de conformidad con la resolución Nº DGT-R-034-2011 de las doce horas del dieciocho de octubre del dos mil once se estableció que podrán ser llevados en formato digital todos los libros sociales y comerciales que se indican en las leyes anteriormente señaladas.

IV. -Que el artículo 1 de la resolución DGT-09-2010, reformado mediante resolución DGT-R-041-2011, de las 9:10 horas del 12 de diciembre del 2011, establece que el trámite de legalización de libros debe efectuarse mediante el formulario D-406 «Solicitud de legalización de libros», siendo que además serán igualmente válidos los trámites que se realicen mediante dicho formulario en el momento en que esté disponible en el sitio de creación de empresa de Gobierno Digital.

V. -Que la Administración Tributaria debe facilitar a los contribuyentes la posibilidad de contar con un número de legalización en el momento en que se inscriben en nuestras bases.

VI. -Que de igual manera, los contribuyentes inscritos deben cumplir su obligación formal de llevar libros legalizados, por lo que deben conocer las opciones que les brinda la Administración para la solicitud de la respectiva legalización.

VII. -Que la resolución DGT-034-2011 supra citada, contiene un error material en el primer párrafo de su artículo 2, en cuanto que establece que el número de registro o entrada electrónica deberá consignarse en cada uno de los folios de los libros digitales legalizados, siendo lo correcto que se consigne no solo en los libros digitales, sino en todos los tipos de libros legalizados. Lo anterior, en armonía con el inciso 2) del artículo 2 de la resolución DGT-09-2010, de las 11:15 horas del 13 de mayo del 2010, reformada por dicha resolución DGT-034-2011.

VIII. -Que igualmente, el Transitorio I de la resolución DGT-034-2011 debe ser ajustado, por cuanto debe consignarse que también a través del sitio del Registro Público, cuando proceda la constitución de una sociedad por ese medio, quedará implícita la legalización de los respectivos libros.

IX. -Que esta Dirección General ha llevado adelante una política que promueve la simplificación de los trámites administrativos, a fin de racionalizar las gestiones que realizan los particulares ante la Administración Tributaria y lograr mayor celeridad y funcionalidad en la tramitación, reduciendo los gastos operativos, todo de conformidad con la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Ley Nº 8220 del 4 de marzo del 2002.

X. -Que el artículo 157 de la Ley General de la Administración Pública establece que en cualquier tiempo podrá la Administración rectificar los errores materiales o de hecho y los aritméticos. Por tanto,

RESUELVE:

Artículo 1º-La administración tributaria asignará el número de autorización de legalización de libros, a los contribuyentes que se inscriban en sus registros. En cuanto a las personas físicas, este acto se llevará a cabo cuando se registren como contribuyentes ante la Administración Tributaria, para lo cual se les otorgará el número de autorización de legalización de libros para que procedan con la legalización respectiva, según el procedimiento regulado en las resoluciones DGT-034-2011 y DGT-041-2011.

En cuanto a las personas jurídicas que se presenten a inscribirse ante la Administración Tributaria, si se determina que no se les ha asignado el número de autorización para la legalización a través del sitio de CrearEmpresa de Gobierno Digital, se les asignará el número correspondiente, para que procedan según se ha indicado para las personas físicas.

Para obtener el número de autorización de legalización de libros, no es necesario que el contribuyente presente el formulario D-406 «Solicitud de legalización de libros», ya que con la presentación de la «Declaración de inscripción» formulario D140, queda implícita la solicitud de apertura y cierre de libros, según corresponda.

Cuando el trámite de inscripción se realice por Internet, la Administración le enviará el número de autorización por medio del correo electrónico que tenga registrado el interesado. Es obligación de todo contribuyente indicar a la Administración Tributaria al menos una dirección de correo electrónico con el objeto de que se le pueda hacer llegar el número de autorización respectivo, de igual manera, es obligación del contribuyente mantener actualizada esa dirección electrónica. En caso de que dicha información se omita, la administración generará el número de autorización y de igual forma quedará disponible en el sitio de CrearEmpresa. En los casos antes indicados el número de autorización de legalización de libros asignado, quedará consultable en el sitio de CrearEmpresa.

En el momento en que la administración tributaria modifique el proceso de inscripción en línea, el número de autorización de legalización de libros quedará implícito en la constancia de inscripción, dicha constancia será enviada al correo electrónico suministrado por el contribuyente.

Artículo 2º-El comprobante de pago de los timbres de ley deberá adherirse a los libros legales en el primer folio; sean empastados o de hojas sueltas, sin necesidad de que se presenten ante la administración tributaria.

En el caso de los libros digitales, el contribuyente deberá contar con el comprobante de pago de los timbres respectivos, en caso de que la administración así lo solicite.

Artículo 3º-Para todos aquellos contribuyentes e interesados, que hayan realizado el trámite de legalización de libros antes del 1° de noviembre del 2011, es decir, antes de la entrada en vigencia de las resoluciones DGT-034-2011 y DGT-041-2011 y que no cuentan con un número de autorización para la legalización de libros, la Administración Tributaria ha procedido de oficio a asignarles un número de autorización de legalización de libros. Este número está disponible en la consulta pública del sitio Web www.crearempresa.go.cr, para ser consultado por los interesados en el momento que lo requieran, por lo que no será necesario que acudan ante las administraciones tributarias a solicitarlo.

Artículo 4º-Si por alguna circunstancia el dato correspondiente al número de autorización de legalización de libros no se encuentra disponible en el sitio de CrearEmpresa, el interesado lo podrá solicitar mediante petición pura y simple, de acuerdo con lo establecido en el artículo 102 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios; solicitud que se podrá enviar a uno de los correos electrónicos que se detallan a continuación siempre y cuando el interesado cuente con firma digital, a efecto de que la Administración Tributaria genere el número de autorización respectivo, el cual será incluido en el medio indicado en el artículo anterior, para ser consultable.

Administración Tributaria	Correo Electrónico
Administración Tributaria de San José – Este (Outlet Mall) **Nueva**	atsanjoseeste@hacienda.go.cr
Administración Tributaria de San José-Oeste	infoatsanjose@hacienda.go.cr
Administración Tributaria de Cartago	infoatcartago@hacienda.go.cr
Administración Tributaria de Alajuela	infoatalajuela@hacienda.go.cr
Administración Tributaria de Heredia	infoatheredia@hacienda.go.cr
Administración Tributaria de Zona Sur	infoatzonasur@hacienda.go.cr
Administración Tributaria de Zona Norte	infoatzonanorte@hacienda.go.cr
Administración Tributaria de Puntarenas	infoatpuntarenas@hacienda.go.cr
Administración Tributaria de Guanacaste	infoatguanacaste@hacienda.go.cr
Administración Tributaria de Limón	infoatlimon@hacienda.go.cr

En caso de que el interesado, no cuente con firma digital la petición la deberá presentar por escrito ante la Administración Tributaria.

Si en el momento de presentar la petición, se determina que el interesado ya cuenta con un número asignado, se le remitirá para que consulte la información en el sitio de CrearEmpresa.

Artículo 5º-Las administraciones tributarias no atenderán solicitudes de información sobre autorizaciones de legalizaciones de libros, pues para esos efectos se pone a disposición la consulta desde el sitio de CrearEmpresa, que se podrá acceder desde cualquier sitio con acceso a Internet o bien, desde los Quioscos tributarios ubicados en las administraciones tributarias del país.

Artículo 6º-Modifíquense el artículo 1° y el párrafo primero del artículo 2 de la resolución DGT-034-2011, de las doce horas del dieciocho de octubre del dos mil once, para que se lea de la siguiente manera:

«Artículo 1º-Libros legalizados por la Dirección General de Tributación. Podrán ser llevados tanto en formato físico como en formato electrónico todos los libros sociales y comerciales que esta Dirección debe legalizar, establecidos por los artículos 251 y siguientes y 303 del Código de Comercio, 51 y 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, 35 de la Ley de Sociedades Anónimas Laborales y los artículos 6 y 21 de la Ley para garantizar al país mayor seguridad y orden, 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y la resolución DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010, publicada en La Gaceta Nº 116 del 16 de junio del 2010, a saber: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, Actas de asambleas de socios, Actas del consejo de administración, Registro de obligaciones, Registro de socios, Registro de los corredores jurado, Registro de compras para los contribuyentes del Régimen Simplificado; Registro de compra-ventas que deben llevar las casas de empeño y compra-venta de artículos usados y Registro de desarme de vehículos que deben llevar los establecimientos de desarme de vehículos.»

«Artículo 2º-Solicitud de legalización y asignación de número de registro. Se entenderá cumplida la prestación tributaria de legalización de los libros indicados en el artículo 1° de esta resolución una vez que la Administración Tributaria proporcione un número de registro o entrada electrónica que será asignado al solicitante. A partir de la fecha de asignación de ese número, este deberá consignarse en cada uno de los libros legalizados.»

«(…)»

Artículo 6º-Modifíquese el transitorio I de la resolución DGT-034-2011, de las doce horas del dieciocho de octubre del dos mil once, para que se lea de la siguiente manera:

«Transitorio I. -En el momento en que se materialice la digitalización de la solicitud de constitución de una sociedad a través del sitio del Registro Mercantil, quedará implícita en ese trámite la legalización de los respectivos libros, para lo cual se le proporcionará un número de registro o entrada electrónica que será notificada al solicitante y a partir de tal fecha, el interesado deberá anotar dicho número en sus libros legales, independientemente de la forma en que decida llevarlos.»

Artículo 7º-Vigencia: Rige a partir de su publicación.

Publíquese.

Carlos Vargas Durán, Director General. -1 vez. -O. C. Nº 14217. -Solicitud Nº 6936.-C-99280.-(IN2012083243).

LA GACETA Nº 168 DEL 31 DE AGOSTO DEL 2012